Как проводить круглые столы с сотрудниками



Круглый стол: 4 основных принципа успешной организации

Поделиться

Типичная конференция — это когда группа людей обсуждает что-то в аудитории со спикерами и проектором, который транслирует очередную презентацию на стену. Однако сегодня одной такой схемы не достаточно. Среди всевозможных форматов подобных обсуждений следует обратить особое внимание на формат «круглого стола».

В чем ключевое отличие? Круглые столы — это собрание именно заинтересованных в обсуждении той или иной темы людей. Как правило, все они из одной профессиональной сферы или со знанием дела могут отвечать на одинаковые вопросы. Такой формат мероприятий оказывается не только в разы полезнее самим его участникам, но и коммерчески успешнее для спонсоров.

Да, круглые столы не нечто революционное, но даже если вы организуете их уже в сотый раз, нелишним будет узнать четыре ключевых принципа, которые сделают ваше мероприятие еще успешнее.

Фокус на узкой теме

В любой профессиональной среде есть вещи сложные, которые хочется понять для себя яснее. И чем точнее вы их определите для круглого стола, тем лучше. Интереснее всего устраивать такие собрания для людей специфических профессий или отраслей. Знания, которые участники такого мероприятия получат от людей таких же, как они, сложно переоценить.

План на все случаи жизни

Несмотря на то, что тема должна быть максимально точно сформулирована, успешные круглые столы предполагают наличие обширного списка подтем для обсуждения. Это особенно важно для участников, которые даже в силу своего характера всегда медленно разогреваются для большого дискурса. Чтобы судорожно не импровизировать в оставшуюся часть времени, когда основные вопросы уже подняты и обсуждены, стоит не полениться и заранее провести небольшое исследование на тему того, что еще могло бы стать интересной темой для разговора этих конкретных специалистов.

Источник

Секреты успешного круглого стола с врачами: онлайн и офлайн.

Как медпреду подготовиться к круглому столу

Как медпреду провести круглый стол

Очный и дистанционный круглый стол

Круглый стол – отличный инструмент для повышения уровня продаж и создания доверительных отношений. Ниже мы ответим на 6 важных вопросов о том, как правильно провести мероприятие с максимальной отдачей.

Зачем нужен круглый стол?

Главная цель любого круглого стола – донести информацию о препаратах максимально подробно и убедить врачей или первостольников использовать их в своей практике. От того, насколько четко и ясно будет сформулирована цель, зависит успех мероприятия.

Возникает вопрос: что нужно учитывать при постановке цели? Есть 6 критериев, на которые нужно ориентироваться:

• Какие будут представлены препараты?
• Кто главные конкуренты
• Какие портреты пациентов нужно будет рисовать?
• Какие будут приведены аргументы и контраргументы при возражениях?
• Какие будут заданы вопросы самим медпредставителем и слушателями?
• Какие инструменты медпред будет использовать на каждом из этапов круглого стола?

Важно: все ответы должны вести к продаже! Идеальным будет вариант достижения договоренностей с каждым участником о конкретных количествах назначений или рекомендаций.

Помните, что каждый критерий должен не только помогать продавать препараты, но и быть полезным врачам и первостольникам.

Сколько должно быть участников?

Еще до начала мероприятия организаторы должны четко знать, для кого они проводят круглый стол.

Зачем это нужно? Такие знания помогут эффективнее подготовиться к возможным вопросам, возражениям и провокациям, а также подготовить грамотную аргументацию. Итак, какие данные вам нужны:

• Количество врачей или первостольников;
• ФИО, должность, контакты ( в т.ч. и соцсети), специализация участников;
• Потребности и историю отношений;
• Если будут присутствовать новые люди, информация о них должна быть собрана заранее.

Важно: обязательно возьмите контактный телефон, а также адрес страницы в любимой соцсети: Facebook, Instagram, Одноклассники, ВКонтакте, и т.д.

Пример неправильной организации

Некоторые крупные сети аптек собирают на свои мероприятия по 20-30 первоистольников. Сами круглые столы проходят в одной большой аудитории, а в качестве приглашенных спикеров выступают представители нескольких фармкомпаний и внешние тренеры. При этом время на выступление тренера ограничено 1-2 часами, а представителя – 30-40 минутами.

Почему подобная организация круглого стола – неэффективна?

• Нет качественной обратной связи от участников. При большом количестве участников нет возможности ответить на все вопросы и уделить внимание каждому врачу или первостольнику. Как следствие – сложно удержать внимание и заинтересованность.
• Слишком большой бюджет и невысокая отдача. Если участники не заинтересованы в круглом столе, не получают полезной и актуальной информации, не стоит ожидать от них в дальнейшем продаж вашего продукта. Кроме того, крупные мероприятия требуют больших финансовых затрат, которые не окупятся из-за негативного отношения слушателей.
• Отсутствие дальнейших перспектив. Участник, который не получает положительных эмоций и новых, полезных знаний – вряд ли захочет посещать подобные мероприятия и порекомендует их своим коллегам. Более того, негативное мнение также может распространяться и на препараты, о которых пойдет речь на круглом столе, даже если они эффективные.

Вывод: максимальное количество участников круглого стола не должно превышать 10-15 человек, если мероприятие проводится вживую. Если вы планируете онлайн-встречу, то ориентировочное количество участников – 5-7 человек.

Важно: лучше провести больше мероприятий, сделать их системными и актуальными, чем раз в квартал провести один круглый стол для незаинтересованных слушателей.

Когда проводить круглый стол и как правильно спланировать тайминг?

Первое правило при выборе даты и времени любого мероприятия – оно должно быть удобным для всех: организаторов, спикеров, участников.

При выборе времени важно учитывать следующие факторы:

• Мероприятие не стоит проводить слишком рано из-за возможности опозданий;
• Время должно быть не позднее, чтобы участники не спешили домой;
• Избегайте обеденного времени. Голодный участник – неэффективный слушатель.

Кроме того, старайтесь избегать подачи информации с приемом пищи и алкоголем. Если запланирован фуршет, проведите его после круглого стола.

Тайминг также важен для эффективности круглого стола, особенно в дистанционной форме. Запланируйте время, не превышающее 30-40 минут.

Если вам потребуется дополнительное время на вопросы, лучше запланируйте отдельную сессию.

Какой должен быть сценарий у круглого стола? Зачем нужна интерактивность?

Важно понимать, что в первую очередь, круглый стол – интерактивное мероприятие. А значит, все участники должны быть вовлечены в дискуссию. Тем не менее, обсуждение должно быть структурировано.

Мы рекомендуем планировать пять основных этапов круглого стола:

• Открытие и введение в цель дискуссии;
• Актуализация проблемы;
• Аргументированное убеждение;
• Работа с сомнениями и возражениями;
• Заключение договоренностей.

Все вышеописанные критерии знакомы медпредставителям и являются основой продаж. Поэтому более подробно мы остановимся на инструментах вовлечения аудитории в дискуссию. Работать с аудиторией всегда сложнее, чем в индивидуальном порядке.

Итак, как вовлечь слушателей в дискуссию? Ниже вы найдете 5 способов, которые работают безотказно:

• Персонализация. Речь идет об обращении непосредственно к конкретному участнику: врачу или первостольнику.
• Вопросы. Задавайте вопросы своей аудитории – как общие, так и персонализированные. Вопросы могут касаться конкретной проблемы, препарата или ситуации.
• Просьбы. Попросите участников прокомментировать утверждение, поделиться своим мнением и опытом.
• Примеры из клинической практики. Их может приводить как сам медпред, так и участники круглого стола.
• Заранее подготовленные вопросы. Eще один способ вовлечь аудиторию – подготовить вопросы и ситуации заранее. Если возможно, стоит договориться с лояльным врачом или первостольником, чтобы он активно задавал вопросы из зала, стимулируя активность других участников. Также позитивно влияет на вовлеченность обсуждение клинических случаев.

Пример разбора клинического случая на круглом столе

Ниже мы рассмотрим, как можно построить логику мероприятия на основе разбора случаев из клинической практики:

1. Описываем портрет пациента. Важно в портрете пациента, симптомах, жалобах и объективных данных, отразить целевую аудиторию для ваших препаратов.
2. Описываем предыдущее лечение. Обязательно актуализируйте недостатки конкурентов.
3. Обсуждаем предварительный диагноз, диагностику, лечение. На данном этапе важно научить врача правильно назначать актуальные дозы, схемы.
4. Оцениваем результаты и динамику лечения. Здесь перед медпредом стоит задача научить врача вести пациента в динамике, титровать, изменять, не заменяя Ваш препарат, а работая с дозами и формами выпуска.

Что лучше: вопросы в зал или персональные вопросы?

Если стоит выбор между вопросами в зал и персональными вопросами, то в первую очередь стоит ориентироваться на персональные вопросы. Они лучше помогают активизировать слушателей и привлечь их внимание.

Тем не менее, вопросы в зал также работают. Важно правильно ориентироваться в ситуации и помнить цель круглого стола.

Любая провокация медпреда должна переходить в грамотную аргументацию и заканчиваться конкретной доверенностью — достижением цели, т.е. продажи.

Кто должен быть ведущим?

При планировании круглого стола обязательно стоит учитывать личность ведущего:

• Ведущий – медицинский представитель. Его задача вовлекать врачей и первостольника в дискуссию. Важно предварительно отрепетировать в ролевой игре интерактивный формат мероприятия.
• Ведущий –приглашенный врач. Старайтесь приглашать спикеров, умеющих грамотно говорить, выступать, убеждать других, а также вовлекать участников в диалог. Вялая или эгоцентричная речь-монолог вряд ли окажут положительный эффект на дальнейшие продажи.

Если в качестве ведущего вы приглашаете врача, с ним также стоит проработать интерактивный формат ведения круглого стола, а также предупредить о недопустимости монолога. Обсудите возможность вмешательства медпреда в речь врача, если она будет переходить в монолог.

Помните, что активный врач-практик с интересным опытом и клиническими случаями привлечет больше внимания, чем доктор медицинских наук с чрезмерным самомнением. Это особенно важно, если вы проводите круглый стол в онлайн-формате.

У спикера-врача должна быть такие установки:

• «я хочу принести пользу своим коллегам»
• «сейчас они мои клиенты и я должен продать им свою идею»
• «мне важно быть полезным»
• «я очень дорожу мнением коллег и слушателей»
• «опыт и мнение аудитории для меня имеет значение»
• «мне очень важно, что про меня скажут после этой встречи»

Как и где организовать круглый стол?

Есть два формата круглого стола: вживую или онлайн. Каждый из форматов имеет свои особенности. Мы подготовили два чек -листа для каждого формата, чтобы вы не упустили важные организационные моменты

Проведение круглого стола вживую.

• Подобрать аудиторию:
  • Проверить вместимость аудитории, наличие окон, кондиционеров, туалетов, раздевалок (при необходимости), указателей.
  • Исключить возможность шумных параллельных мероприятий: праздники, строительные работы, и т.д.
  • Проверить транспортную доступность: удаленность от метро и общественного транспорта; наличие парковки.
• Подготовить оборудование:
  • столы, стулья, проектор, экран, музыка, интернет, вай фай, удлинители, кабели;
  • проверить совместимость технического оборудования.
• Запланировать кофе-брейк (опционально):
  • стаканчики, кофе-машина, прочие расходные материалы.
  • вода для термопота и кофе-машины.
• Закупить питьевую воду в расчете на количество участников (обязательно!).
• Приглашение участников:
  • Разослать приглашения на круглый стол с указанием места проведения.
  • Прозвонить и подтвердить присутствие участников: в день рассылки приглашений, накануне мероприятия, и в день проведения круглого стола.
• Подготовить печатные материалы для раздачи участникам.
• Подготовить сценарий для ведущего и спикеров.
• Подготовить краткий чек-лист для договоренностей с каждым участником.

Проведение круглого стола в режиме онлайн

• Провести регистрацию участников: разослать приглашения лично или подготовить лендинг-страницу для регистрации участников.
• Собрать информацию о каждом участнике, включая его профили в соцсетях.
• Настроить рассылку напоминаний о вебинаре при помощи смс или на электронную почту: за день до мероприятия, за несколько часов, за полчаса до начала.
• Подготовить и протестировать оборудование и программное обеспечение:
  • Веб-камера;
  • Микрофон и наушники;
  • Наличие скоростного соединения;
  • Подобрать платформу, удобную для всех участников.

• Подготовить презентационные материалы:
  • Для демонстрации на экране;
  • Для рассылки участникам после конференции.

Чтобы избежать разочарований, обязательно протестируйте оборудование и ПО накануне. Окажите помощь в настройке врачу, если необходимо. Эту функцию на себя должен взять медпредставитель.

Возникли сложности с организацией круглого стола? Свяжитесь с нами любым удобным способом:

Тел, WhatsApp, Viber, Telegram, Facetime: +79096370055

Источник

Методические рекомендации по проведению круглых столов

Методические рекомендации по проведению круглых столов.

Круглые столы — это один из самых популярных форматов проведения научных мероприятий. По сути, Круглый стол представляет собой площадку для дискуссии ограниченного количества человек (обычно не более 25 человек; по умолчанию, экспертов, уважаемых в той или иной области специалистов).

Но не стоит использовать понятие «круглый стол» как синоним понятий «дискуссия», «полемика», «диалог». Это не правильно. У каждого из них свое содержание, и оно лишь отчасти совпадает с содержанием других. «Круглый стол» — это форма организации обмена мнениями. Каким при этом будет характер обмена мнениями, данный термин не указывает. В отличие от него, понятие «дискуссия» предполагает, что в ходе, например, «круглого стола» его участники не просто выступают с докладами по какому-то вопросу, но и обмениваются репликами, уточняют позиции друг друга и пр. В рамках дискуссии происходит свободный обмен мнениями (открытое обсуждение профессиональных проблем). «Полемика» же представляет собой особый вид дискуссии, в ходе которой одни участники пытаются опровергнуть, «уничтожить» своих оппонентов. «Диалог», в свою очередь, есть вид речи, характеризующийся ситуативностью (зависимостью от обстановки разговора), контекстуальностью (обусловленностью предыдущими высказываниями), малой степенью организованности, непроизвольностью и незапланированным характером.

Цель Круглого стола – предоставить участникам возможность высказать свою точку зрения на обсуждаемую проблему, а в дальнейшем сформулировать либо общее мнение, либо четко разграничить разные позиции сторон.

Организационные особенности круглых столов:

· относительная дешевизна проведения по сравнению с другими «открытыми» форматами мероприятий;

· отсутствие жесткой структуры, регламента проведения. То есть, у организатора практически нет инструментов прямого влияния на программу (нельзя заставить гостей говорить то, что требуется организаторам), а есть лишь косвенные. К примеру, можно поделить все обсуждение на несколько смысловых блоков, оформив, тем самым, структуру мероприятия, но вот всё происходящее в рамках этих блоков целиком и полностью зависит от ведущего Круглого стола; • существенные ограничения в плане количества посетителей;

Ключевой элемент любого Круглого стола – это модерация. Термин «модерация» произошел от итальянского «moderare» и означает «смягчение», «сдерживание», «умеренность», «обуздывание». Модератором называют ведущего «круглого стола». В современном значении под модерацией понимают технику организации общения, благодаря которой групповая работа становится более целенаправленной и структурированной.

Задача ведущего – не просто объявить состав участников, обозначить главные темы мероприятия и дать старт Круглому столу, а держать в своих руках все происходящее от начала до конца. Поэтому требования к профессиональным качествам ведущих Круглых столов высоки.

Ведущий должен уметь чётко формулировать проблему, не давать растекаться мыслью по древу, выделять основную мысль предыдущего выступающего и, с плавным логичным переходом, предоставлять слово следующему, следить за регламентом. В идеале ведущий Круглого стола должен быть беспристрастным.

Не стоит забывать, что модератор является еще и фактическим участником Круглого стола. Поэтому, он должен не только направлять дискуссию, но и частично принимать в ней участие, акцентировать внимание присутствующих на той информации, на которой требуется, или, наоборот, постараться максимально быстро перевести разговор в новое русло. Следует помнить, что ведущий обязан в минимально необходимом объеме обладать знаниями по заявленной теме.

Ведущий Круглого стола не должен быть:

· Растерянным и запуганным. Такие качества характерны для начинающих ведущих, связаны с волнением и отсутствием практики.

· Авторитарным. Стремление в максимальной степени контролировать и регулировать ход обсуждения, поддерживать жесткую дисциплину, не располагает к дискуссии. •

· Попустительствующим. Ведущий обязан сосредоточить дискуссию на обсуждаемых вопросах и сконцентрировать ее во времени. Попустительство с его стороны будет способствовать активизации альтернативных лидеров, которые постараются переключить внимание на себя. Дискуссия начнет уходить от темы, распадаться на локальные обсуждения. • Слишком активным. Задача извлечения информации требует ограничения активности ведущего.

· Плохо слушающим. Отсутствие у ведущего умения слушать приведет к тому, что потеряется много полезного из того, что было сказано в ходе обсуждения. В этом случае наиболее тонкие комментарии, полученные в результате публичной дискуссии, представляющие основу для заглубления дискуссии, останутся без внимания. Причинами такого поведения может быть стремление ведущего Круглого стола жестко следовать вопроснику обсуждения, вследствие чего он концентрируют свое внимание на нем. Или озабоченность тем, чтобы эффективно выслушать всех участников группы, не упустив ни одного из них и предоставив всем равное время.

· Комедиантом. Предполагает концентрированность на развлекательном аспекте обсуждения в большей степени, чем на его содержании.

· Эксгибиционистом. Такой ведущий использует группу главным образом для целей самоутверждения, ставит личные цели выше целей исследования. Самолюбование может выражаться в вычурных позах, неестественных жестикуляциях и интонациях, нравоучениях и иных формах «работы на публику».

Правила для участников круглого стола:

· участник должен быть знатоком обсуждаемой темы;

· не стоит соглашаться на участие в Круглом столе лишь ради самого факта участия: если вам нечего сказать, то лучше молчать.

Этапы подготовки круглых столов:

1.Выбор темы. Осуществляется с ориентацией на направления научной работы кафедры и преподавателей. Кафедры предлагают темы «Круглых столов» с обоснованием необходимости ее обсуждения и разработки. В этом случае следует учитывать общее правило: чем конкретнее сформулирована тема, тем лучше. Кроме того, тема должна представлять интерес для слушателей.

2.Подбор ведущего (модератора) и его подготовка. Модератор должен обладать такими качествами, как коммуникабельность, артистичность, интеллигентность. Немаловажным является личное обаяние и чувство такта. Особую роль для Круглого стола играет компетентность ведущего, поэтому модератор обязан самостоятельно осуществить подготовку в рамках заданной темы Круглого стола.

3.Подбор участников и определение экспертов Круглого стола. Суть любого Круглого стола в том, чтобы осуществить попытку «мозговой атаки» по определенной проблеме и найти ответы на какие-то важные вопросы. Для этого необходимо собрать в одном месте людей, обладающих необходимыми знаниями по проблеме, требующей освещения. Этих людей называют экспертами или специалистами. Инициатору необходимо наметить потенциальных экспертов, которые могли бы дать квалифицированные ответы на вопросы, возникающие в рамках обсуждения заявленной темы Круглого стола. Если масштабы мероприятия выходят за рамки вуза, целесообразно на предварительном этапе подготовки Круглого стола разослать предполагаемым участникам информационные письма и приглашения к участию в данном мероприятии. Следует помнить, что формирование группы участников предусматривает дифференцированный подход: это должны быть не только компетентные, творчески мыслящие люди, но и должностные лица, представители исполнительной власти, от которых зависит принятие решений.

4.Предварительная рассылка вопросов предполагаемым участникам – осуществляется за 7-10 дней до Круглого стола;

5.Подготовка анкеты для участников Круглого стола – цель анкетирования состоит в том, чтобы быстро и без больших затрат времени и средств получить объективное представление о мнении участников Круглого стола по обсуждаемым проблемам. Анкетирование может быть сплошным (при котором опрашиваются все участники Круглого стола) или выборочным (при котором опрашивается часть участников Круглого стола). При составлении анкеты необходимо определить основную задачу-проблему, расчленить ее на составляющие, предположить, на основании каких сведений можно будет сделать определенные выводы. Вопросы могут быть открытыми, закрытыми, полузакрытыми. Формулировка их должна быть короткой, ясной по смыслу, простой, точной, однозначной. Начинать нужно с относительно простых вопросов, затем предлагать более сложные. Желательно сгруппировать вопросы по смыслу. Перед вопросами обычно помещают обращение к участникам опроса, инструкцию по заполнению анкеты. В конце следует поблагодарить участников.

Подготовка предварительной резолюции Круглого стола. Проект итогового документа должен включать констатирующую часть, в которой перечисляются те проблемы, которые обсуждались участниками Круглого стола. Резолюция может содержать конкретные рекомендации библиотекам, методическим центрам, органам управления разных уровней, выработанные в ходе обсуждения или решения, которые могут быть реализованы через определенные мероприятия с указанием сроков их выполнения и ответственных.

Методика проведения Круглого стола.
Круглый стол открывает ведущий. Он представляет участников дискуссии, направляет её ход, следит за регламентом, который определяется в начале обсуждения, обобщает итоги, суммирует конструктивные предложения. Обсуждение в рамках Круглого стола должно носить конструктивный характер, не должно сводиться, с одной стороны, только к отчетам о проделанной работе, а с другой, — только к критическим выступлениям. Сообщения должны быть краткими, не более 10-12 минут. Проект итогового документа оглашается в конце обсуждения (дискуссии), в него вносятся дополнения, изменения, поправки.

Варианты проведения «круглых столов»:

· Первый вариант — участники выступают с докладами, затем проводится их обсуждение. При этом ведущий принимает в заседании относительно скромное участие — распределяет время выступлений, предоставляет слово участникам обсуждения.

· Второй вариант — ведущий интервьюирует участников Круглого стола или выдвигает тезисы для обсуждения. В этом случае он следит за тем, чтобы высказались все участники, «держит» ход обсуждения в русле главной проблемы, ради которой организована встреча за «круглым столом». Такой способ проведения Круглого стола вызывает больший интерес у аудитории. Но он требует от ведущего большего мастерства и глубокого знания «нюансов» обсуждаемой проблемы.

· Третий вариант «методические посиделки». Организация такого круглого стола имеет свои особенности. Для обсуждения предлагаются вопросы, существенные для решения каких-то ключевых задач учебно-воспитательного процесса. Тема обсуждения заранее не объявляется. В этом случае мастерство ведущего Круглого стола заключается в том, чтобы в непринужденной обстановке вызвать слушателей на откровенный разговор по обсуждаемому вопросу и подвести их к определенным выводам. Целью таких «посиделок» является формирование правильной точки зрения по определенной педагогической проблеме; создание благоприятного психологического климата в данной группе слушателей.

· Четвертый вариант — «методический диалог». В рамках такой формы Круглого стола слушатели заранее знакомятся с темой обсуждения, получают теоретическое домашнее задание. Методический диалог ведется по определенной проблеме между ведущим и слушателями или между группами слушателей. Движущей силой диалога является культура общения и активность слушателей. Большое значение имеет общая эмоциональная атмосфера, которая позволяет вызвать чувство внутреннего единства. В заключение делается вывод по теме, принимается решение о дальнейших совместных действиях.

Изложение материалов Круглого стола.

Наиболее часто встречающиеся варианты публикаций итогов дискуссий за «круглым столом» следующие:

· краткое (редуцированное) изложение всех выступлений участников Круглого стола. В этом случае отбирается самое главное. Текст дается от имени участников в форме прямой речи. При этом ведущий Круглого стола должен обговорить с выступавшими, что именно будет отобрано для печати из каждого выступления. Данные правила диктуют этические требования, которые всегда необходимо соблюдать при работе с авторами текстов.

· общее резюме, извлеченное из разных выступлений, прозвучавших в ходе обсуждения. По сути, это общие выводы по тому материалу, который прозвучал в ходе беседы или дискуссии Круглого стола.

· полное изложение всех выступлений участников.

Источник