Меню

Как быстро убрать письменный стол



Как привести в порядок свой рабочий стол

Дата публикации 10 марта 2013 . Опубликовано в Своё дело

Скажите, бывало ли такое, чтобы вы не могли нормально работать из-за беспорядка на своем столе? Все мы надеемся, что однажды наведем на нем порядок. Неважно, работаете вы дома или в офисе, захламленное рабочее пространство напрочь убивает продуктивность, в то время, как чистый рабочий стол, наоборот может увеличить её.

Одно время я могла писать только в кафе. Мне это нравилось, потому что у меня был мой любимый напиток, Wi-Fi и, самое главное, качественный, чистый, деревянный стол для меня одной. Многие мне говорили, что это довольно дорогой способ, для того, чтобы писать и работать. И хотя я понимала их доводы, я была уверена, что они поймут меня, увидев устрашающее состояние моего рабочего стола дома.

Это был полный бардак! Бумага, провода, книги и диски, разбросанные по всему столу. Работа за таким столом — самое настоящее убийство эффективности. Как можно работать, если на нем едва хватает места для ноутбука или компьютера?

Но нехватка пространства — не единственная проблема. Я пыталась работать на кровати, которая стоит перед моим столом, но этот вид бардака вызывал жуткое раздражение. Его созерцание заставляло меня задуматься о других задачах, которые мне нужно было решить, включая систематизацию всего этого.

В результате я отвлекалась от текущих задач, и стресс только рос. Присутствие на моем столе непрочитанных книг, новых DVD часто заставляло меня думать о других, посторонних вещах. Вскоре я поняла, что дальше так продолжаться не может.

Однажды, моя безвозмездная, писательская деятельность стала мне дороговато обходиться. Когда мой бюджет совсем отощал, и пришлось распрощаться с регулярным посещением кафе неподалеку, я решила привести в порядок свой рабочий стол. Уменьшение расходов, минимизация раздражающих факторов и увеличение пространства все же были не единственными преимуществами. Don Aslett, автор книги, The Office Clutter Cure, сказал, что главная потеря от бардака на рабочем месте — это уважение.

Есть предположение, что люди у которых беспорядок на их рабочих местах, также теряют контроль и над своими жизнями. Не могу не согласиться. Что бы вы подумали о вашем докторе или о кассире в банке, если бы у них были неопрятные столы с разбросанными на них инструментами и чеками? Наверняка следующее: если эти профессионалы не могут элементарно убраться на столе, то и свою работу вряд ли выполнят на должном уровне.

Я стеснялась спрашивать мнение семьи и друзей из-за страха, что они увидят мой стол. Это могло вселить в них ощущение, что мне наплевать на себя. Для тех, кто работает в офисе: какое впечатление вы произведете на своих начальников и коллег, когда они увидят беспорядок на вашем столе? Они вероятнее всего подумают, что вы не можете справляться со своей работой на подобающем уровне.

1. Уберите все со своего стола

Я люблю начинать все с чистого листа. Уберите все вещи со своего стола и сложите их в одну кучу для сортировки. Ко всему прочему это лучшее время, чтобы вымыть стол. Используйте влажную тряпку или любое другое средство, чтобы удалить всю пыль и грязь с него.

В результате у вас будет чистый и сияющий стол, как свет в конце темной пещеры, а это кого хочешь подтолкнет к продолжению наведения порядка. После можно поставить на стол основные вещи, такие как компьютер и настольную лампу. Убедитесь, что провода от всех приборов проходят сзади стола и не позволяют ничего задеть и опрокинуть.

2. Отсортируйте: оставить или выбросить

Увы, для меня это самая сложная часть процесса, особенно с тоннами бумаг, которые у меня есть. Но несмотря на это, я нахожу данный шаг крайне выгодным, потому что он позволил мне избавиться от большого количества мусора.

Первое, что вы должны сделать — это отсортировать вещи по категориям: бумага, ручки и так далее. Затем вы должны рассмотреть каждую из них и решить, что оставить, а что выбросить. Попытайтесь проявить благоразумие в процессе решения. Вам действительно так нужно меню из ресторана, который закрылся пять лет назад?

В случае с канцелярскими принадлежностями: проверьте все ли ручки пишут. Выбросьте все, что больше не представляет ценности, например сломанная линейка, кусочки которой валяются повсюду.

3. Приведите в порядок свои бумаги

Разберитесь с бумагами, которые вы все же решили оставить на некоторое время. Документы, которые вам нужны для текущей работы, должны лежать на столе. Поместите их в различные папки исходя из того, какой категории относится каждый документ, еще их можно поделить на входящие и исходящие. Все что не предназначено для немедленного использования должно лежать в шкафах.

Я предпочитаю использовать для хранения документов пластиковые ящики наподобие этих:

4. Возвращаем назад

Хорошо бы как-то визуализировать желаемый вид рабочего стола до того, как вы положите на него остальные вещи. Делая это помните, что документы и канцелярские принадлежности должны быть в зоне досягаемости. Также желательно, чтобы между вещами было достаточно пространства, чтобы стол не выглядел перегруженным.

Положите все принадлежности в настольные органайзеры или другие емкости, которые позволят увеличить вам рабочее пространство. Также не кладите на стол никаких отвлекающих вещей, наподобие книг и других развлекательных материалов.

5. Придайте индивидуальности

Все почти готово! Теперь самое время внести немного красок и придать индивидуальности вашему рабочему пространству. Поставьте рамки с фотографиями, которые вам нравятся. Также можно добавить немного украшений в виде маленьких игрушек, чтобы стол выглядел более живым.

Это непростой процесс, но он того стоит, так как ваш стол будет больше располагать к работе.

Читайте также:  Как скопировать рабочий стол как картинку

Теперь у вас есть чистый и аккуратный стол, однако помните, что главное поддерживать его в таком состоянии. Не откладывайте уборку на потом, иначе вам придется начать все заново.

Источник

10 шагов для вдохновляющего порядка на столе

Если на вашем столе столько мелочей и бумаг, что некуда поставить кружку, то пора принимать экстренные меры. Не все так плохо? Можно сделать еще пару шагов для достижения идеала. Пусть Эйнштейн и говорил, что «только дурак нуждается в порядке — гений господствует над хаосом», позволю себе с ним не согласиться. Если вы не Эйнштейн и бардак на столе объективно отвлекает, снижает вашу эффективность и способствует стрессу, лучше стимулировать свою креативность другим способом. Всего несколько полезных шагов и ритуалов из этой статьи приблизят вас к победе — чистому, организованному и вдохновляющему на свершения столу.

Шаг 1. Порядок на столе начинается с размусоривания

Есть люди, которые обожают выкидывать лишние бумажки, а есть те, для кого этот шаг будет самым непростым, но начать с него необходимо. Пусть в мусор полетят просроченные документы, неактуальные заметки, сломанная канцелярия и прочая ненужная мелочь.

Шаг 2. Правильная сортировка

Посмотрите скептическим взглядом на все, что осталось после уборки. То, чем вы пользуетесь каждый день, можно оставить на поверхности стола или в ближайшем ящике. То, что вы берете раз в неделю и реже, отправьте на хранение в шкаф или на полки. Так вам будет проще поддерживать пространство организованным и чистым, а изредка встать из-за компьютера, чтобы сходить за вещью — только полезная разминка.

Шаг 3. Система хранения

Инвестировать в продуманные органайзеры — хорошая идея. Важно, чтобы они были удобными персонально для вас и, что важно, радовали глаз, тогда порядок поддерживать будет приятнее. Здорово, если в органайзере будет место для зарядки телефона, а еще лучше беспроводной ее вариант — это избавит вас от лишних проводов под рукой.

Шаг 4. Мусор в мусорку

Поскольку обещание себе «я выкину эту бумажку, когда в следующий раз буду вставать» практически никогда не работает, просто поставьте рядом со столом небольшую и симпатичную мусорную корзину.

Шаг 5. Хранение мелочей

Как бы вы ни старались, различные мелочи все равно будут скапливаться на вашем рабочем столе. Вместо того, чтобы фанатично следить за ними, заведите небольшой поднос, миску или любую другую ёмкость, куда вы будете их сбрасывать. Главное — все же перебирать ее время от времени.

Шаг 6. Усмирение проводов

Мы уже подсказали вам про беспроводную зарядку для телефона, но это явно не единственный кабель, который будет вас беспокоить. Добавьте к оснащению вашего рабочего стола специальные органайзеры для проводов. Если провода слишком длинные, скрутите лишнюю длину колечками и скрепите зажимом для бумаг — как на фото ниже. Можно даже приклеить цветные стикеры к проводам и подписать их: отличный лайфхак не только, чтобы не запутаться в однотипных шнурах, но и существенно повышающий шанс вернуть свое имущество после того, как вы одолжили его коллегам.

Шаг 7. Справочные документы рядом

Если у вас в работе есть документы, с которыми вы все время сверяетесь (инструкции, таблицы — что угодно), важно, чтобы они были легко доступны и не терялись в других бумагах. Организуйте место для этих «справочников» на стене около рабочего стола или в настольном органайзере. Для пущего эффекта можно пометить этот документ ярким стикером, положить в уникальную папку или заключить в рамочку.

Шаг 8. Вдохновляющий декор

Декору на рабочем столе — быть! Даже если вы ярый минималист, 1-2 вещи сделают все только лучше. Здесь важно выдержать баланс: декор должен вдохновлять, но при этом не отвлекать. А еще его должно быть ровно столько, чтобы оставалось место не только для полезных вещей, но и для пустого пространства. Самым полезным декором признаны горшечные растения или цветы в вазе — они снижают нервное напряжение аж на 37%!

Также хороши мотивирующие открытки и постеры, любимые кружки, а канцелярия, которую не стыдно выложить в инстаграм, будет не только вдохновляющей, но и полезной. Если ваш стол стоит у стены, используйте это пространство не только для навесных органайзеров, но и для мудбордов или красивых досок для записи планов и идей.

Шаг 9. Вечерний ритуал

Порядок недостаточно один раз создать, его нужно поддерживать. Для этого поможет ритуал, который важно совершать перед уходом домой:

  • рассортируйте вещи по органайзерам;
  • очистите стол от всего лишнего;
  • протрите его тряпочкой с чистящим составом (храните его в столе);
  • опустошите мусорную корзину;
  • помойте чашку.

Подумайте, с чего вы начинаете свой день, поскольку то, как вы проводите рабочее утро — хороший показатель качества остального дня. Если вы сперва записываете дела в блокнот, пусть он лежит перед клавиатурой с закладкой на нужной странице и красивой ручкой рядом. Если проверяете почту, пусть ничто не встает на пути между вами и компьютерной мышью. Привыкли начинать утро с кофе? Поставьте кружку на самом видном месте.

Шаг 10. Повторять раз в квартал

Создайте еще один ритуал, который проводится 4 раза в год: вашему столу все равно понадобится генеральная уборка. Чтобы не забывать о ней, можно ставить напоминания и пометки в календаре, но как нам кажется, гораздо приятнее приурочить уборку к началу нового времени года. В первый рабочий день весны или осени радуйте себя свободным, как чистый лист, столом.

Источник

Гигиена рабочего места: как сделать уборку быстро и правильно?

Уборка – не самое увлекательное, но, увы, необходимое занятие. В данной статье мы расскажем, как можно cделать уборку быстро, эффективно, а еще – весело.

Читайте также:  Как не напиться сидя за столом

Начнем с того, что уборка бывает разная:

  • Текущая: уборка мусора со стола (черновиков, фантиков, кожуры от фруктов и т.д.), мытье посуды, проветривание.
  • Ежедневная: протирание пыли, подметание полов.
  • Еженедельная: чистка сантехники (унитаза, раковины, ванны или душевой кабины), чистка кафеля и плиты, мытье полов, чистка ковров пылесосом, мытье зеркал, стирка, поливка цветов.
  • Генеральная уборка предполагает разбор содержимого шкафов, протирание поверхностей – не только наружных, но и внутренних (полочки в шкафах, книжные корешки), протирание статуэток, картин, мытье потолков, моющихся стен, протирание лампочек, чистку мягкой мебели с помощью пылесоса. В теплое время года в генеральную уборку входит мытье окон. Генеральная уборка проводится 1 раз в месяц.

Конечно, такое разделение – относительное, так как залитую молоком плиту легче вымыть сразу, чем ждать еженедельной уборки. Но в целом оно работает.

Ежедневная уборка вряд ли требует подробных объяснений. Давайте рассмотрим, как делать еженедельную уборку.

Как правильно делать уборку?

  • Прибраться на столе, убрать все ненужное.
  • Пропылесосить ковры (при их наличии).
  • Протереть монитор и системный блок компьютера, колонки.
  • Прочистить клавиатуру компьютера (можно с помощью пылесоса без насадки).
  • Полить цветы.
  • Протереть все рабочие поверхности.
  • Вымыть или подмести пол (как вариант пропылесосить вместе с ковром).
  • Проветрить помещение.

Готово! Можно посмотреть на результат и порадоваться, как стало чисто и уютно.

Как часто нужно делать уборку?

Во-первых, многое зависит от расположения окон вашей квартиры. Если окна выходят на дорогу, или дом распложен в промышленном районе, то протирать рабочие поверхности и мыть пол нужно ежедневно, иначе будет скапливаться много пыли. Окна в этом случае открывать нежелательно, лучше установить кондиционер или очиститель воздуха.

Во-вторых, если квартира или дом расположены вблизи водоема или лесного массива, нужно регулярно проводить мероприятия по ликвидации или предупреждению возникновения плесени (патогенного грибка, вызывающего болезни дыхательной системы и аллергию).

Источник

Как разобрать кипу бумаг на столе? Организуем рабочее пространство для успешной леди

Как часто случаются досадные промахи по вине собственной неряшливости. Только представьте себе такой случай: вы подходите к собственному кабинету и слышите, как разрывается от звонка телефон. Вы вламываетесь в кабинете, в спешке бросаете сумку от Neri Karra на стол и тянетесь через бумажные горы документов к телефонной трубке. На другом конце провода вы слышите голос важного клиента, которого вы долго и тщательного «доводили до нужного состояния», чтобы он согласился на подписание прибыльного и перспективного контракта. Клиент звонит с целью уточнения определенных деталей в договоре, отправленного недавно вами. Вы, зажав трубку между головой и плечом, судорожно роетесь в кипе с документами и как всегда находите все, кроме заветного. Наконец, нужный документ у вас в руках, но в голосе потенциального партнера вы слышите откровенную раздраженность и понимаете, что разговор безнадежно скомкан.

Подобная ситуация наверняка случалась с каждым хоть раз за свою карьеру. Каждый раз в поисках нужного документа вы ругали себя в душе за собственную неорганизованность, после чего в сотый раз давали себе обещание разобрать на столе и сложить содержимое в идеальном порядке. Однако частичная уборка захламленности на столе дают временный эффект. И уже через пару недель все возвращается в прежний режим.

Согласно статистическим данным, на бумажную волокиту у представителей управленческого звена уходит около половины рабочего времени. На самом деле при рациональной оптимизации рабочего процесса с бумажками можно увеличить производительность и содержать свой стол в полном порядке.

Порядок начинается с грамотной организации трудовой атмосферы

Во многих помещениях, как правило, стеллажи, полки или шкафы с документами расположены в противоположной от стола стороне кабинета. Здесь, конечно, нельзя утверждать, что целесообразно хранить рабочую документацию на открытых, пыльных стеллажах, поскольку придется постоянно к ним подбегать, оставляя важные предметы на столе. Следовательно, если вам постоянно приходится пользоваться с различными документами, рекомендуется придвинуть стеллаж или шкаф с документацией поближе к собственному столу. Таким образом, вам удастся повысить производительность.

Для большего удобства хранения контрактов и прочих документов советуется обзавестись выдвижными ячейками по аналогии с банковскими файлохранилищами, где бумаги размещаются в подвешенном состоянии вертикально и расшиты по отдельным папочкам для оперативного поиска. Подобная система хранения взята с запада.

Если какими-то документами вы постоянно пользуетесь и не можете убрать их в дальний ящик, то в помощь существуют специальные настенные кармашки. Они удобны для содержания корреспонденции, справочной информации и нормативных актов. Для персональных предметов удобно пользоваться напольными ящиками, для специализированной периодики — журнальными держателями.

Систематизация документов

Прежде всего, избавьтесь от бумажного хлама: рекламных брошюр, пожелтевших газет и журналов, копий контрактов при наличии оригинальных дубликатов, позапрошлогодних платежек.

Все остальные договора и прочие бумаги расшейте по папочкам, предварительно подписав их. Подумайте над названиями, чтобы в случае необходимости вы смогли быстро отыскать нужную. Названия следует подбирать конкретные, подписывать их без сокращений. Например, если вы подпишите папку «Прод. Отчеты», то потом вряд ли сразу вспомните, какие отчеты и почему там хранятся. Поэтому лучше прописать название полностью «Отчеты по продажам (октябрь)».

Опытный консультант по вопросам тайм-менеджмента, которая помогает людям оптимизировать рабочее время, Джулия Моргенстерн советует для большей наглядности и легкости поиска рассортировать папки по цветовым решениям. Например, для финансовых документов заведите зеленые папки, для рекламных переложений — фиолетовые файлы. Это поможет вам выстроить в уме ассоциативный ряд и вспомнить, папку какого цвета в том или ином случае следует искать.

Бывает, что бухгалтерам и финансистам приходится периодически прибегать к пользованию документами, которые нельзя сдать в архив, но и под рукой все время держать не удобно. Для такой документации рекомендуется составить список и прикрепить на видное место, а сами папки убрать. В таком случае по мере необходимости вы всегда сможете обратиться к необходимым документам и вспомните, куда убирали их в прошлый раз.

Читайте также:  Как сделать самому сделать стол для природы

Будем считать, что все документы убраны по папочкам и рассортированы, осталось поместить их по местам, на полки или в шкафы. Прежде рекомендуется составить всецелый список наименований папок с учетом цветов.

Для сохранения порядка необходимо разработать единую тактику взаимодействия с документацией, которой непременно следовать. Рассмотрим тактику Маршалла Кука под названием «принципа едининчного касания». Согласно правилам при получении в руки документа нужно сразу же определиться, что делать с ним далее. Например, на письмо следует немедленно ответить, а отчет проверить.

Специалисты даже разработали специальную методику, согласно которой под рукой желательно иметь 3 папочки: СДЕЛАТЬ, ПРОЧИТАТЬ, СОХРАНИТЬ. Кроме того, на обложку следует прикрепить специальный цветной стикер с пометками, что и с каким документом внутри необходимо с делать к определенному сроку. После выполнения необходимого действия можно поставить галочки, чтобы помнить, что оно уже выполнено. Такая система позволяет выстроить приоритеты дел.

Если вы не в состоянии сразу определить, насколько важен и необходим тот или иной документ из-за его полуготовности или необходимости корректировки, заведите отдельную папку, чтобы в конце рабочей недели перепроверить собранные в ней бумаги и решить, каким образом поступить с ними в дальнейшем.

Приведем совет касательно бумажных дел: раз в полгода или ежегодно требуется проводить генеральную чистку документации, чтобы не хлам не скапливался и можно было сразу же избавиться от ненужных бумаг. Отличным способом служит предложенный иностранным бизнес тренером так называемый «тест карандашных точек». Смысл теста заключен в следующем: папку, попавшую к вам в руки, помечайте поставленной карандашом точкой. Через год во время просмотра папок можете смело избавляться от тех, которые оказались без точек.

Осталось дело за компьютерными файлами

Что касается информации на электронных носителях, то она занимает гораздо меньше места по сравнению с бумажным вариантом, да и обращаемся мы к ней лишь, когда компьютер включен, а в остальное время попросту забываем. Поэтому и ревизия электронных документов проводится крайне редко, когда уже не остается места в памяти устройства, и вот тогда начинаются мучительные попытки вспомнить и решить, что еще пригодится, а что уже нет.

Конечно, проще и легче всего форматировать диск, но вдруг среди всего этого хлама была парочка важных контрактов, копий которых у вас нет в оригинальной бумажной версии? Поэтому стоит потрудиться и разобраться в накопленных кипах электронных данных. Прежде всего, рекомендуется прибегнуть к помощи компьютерного сортировщика и отобрать документы с более чем годичным сроком давности. Лучшим решением станет скидывание таких файлов на отдельный цифровой носитель.

Переходим к оставшимся более-менее свежим документам. Для удобства пользования лучше рассортировать их по датам по мере давности, а затем поочередно просмотрите каждый документ в отдельности, начиная с самых давних.

При просмотре ответьте на мысленно заданный себе вопрос, нужен ли этот документ и пригодится ли он вам сейчас или позже. Без сожалений расставайтесь с дубликатами и более не актуальной информацией. Если вы считаете, что документ понадобится в будущем, отправьте его в отдельную папку, где будут дожидаться вашего решения и остальные электронные варианты бумажных оригиналов. Всегда можно сделать пересортировку позже.

Не жалейте расставаться с документами в электронном виде, бумажные оригиналы которых имеются на руках. Зачем занимать пространство компьютера, если при необходимости отправки по электронной почте можно попросту отсканировать нужный договор.

Здесь тоже важно правильно назвать папки, тем более, что на компьютере они в уменьшенном виде, поэтому места для наименования гораздо меньше. Постарайтесь придумать емкие и лаконичные названия, отражающие суть содержащихся в них документов. Ну и сами документы лучше тоже называть полным именем, а не сочетанием «документ2».

Поговорим о систематизации по папкам. На заметку: для удобства пользования документами на компьютере целесообразнее сгруппировать файлы по тематикам, например, все отчеты сложить в одну папку, а полученные платежки поместить в другую. Так вы будете помнить, что майский отчет по продажам не может завалятся в папке с электронной корреспонденцией.

Последняя рекомендация: в виду большего виртуального пространства в компьютере по сравнению с реальным на рабочем столе рекомендуется создать столько папок, сколько вам необходимо для полной систематизации документов. Таким образом, внутри одной папки «Отчеты» можно создать 12 подпапок с названиями месяцев. Это поможет быстрее разобраться и оперативнее отыскать заветный документ.

Существуют и некоторые различия в оптимизации бумажных и электронных документов. Например, в первом случае целесообразнее размещать документы по папочкам с датами, чтобы не тратить время и не рыться в кипе устаревших бумаг. В случае с компьютерными файлами дата и время не имеют принципиального значения благодаря свойствам программы-сортировщика.

После того, как генеральная уборка бумажных и электронных документов завершена, осталось соединить созданные папки согласно направлениям деятельности, например, все отчеты и платежки убрать в объединяющую папку финансы, а рекламные буклеты и предложения в общую папку маркетинг.

Если вы предпочитаете хранить все папки на рабочем столе, то заведите к ним соответствующие, акцентирующие внимание иконки. Это позволит сэкономить время поисков и при беглом взгляде по рабочему столу поднимет настроение.

Ну и напоследок. Чтобы не тратить время на подобные чистки, заведите себе за правило тут же проводить сортировку входящей корреспонденции созданных документов. Особенно данный совет актуален в отношении электронного ящика, который, как правило, служит виртуальной мусорной корзиной, захламляющего компьютерную память. Во избежание нежелательного спама установите фильтры на входящие сообщения. Входящую документацию по работе сразу же сортируйте по методу ответить, сохранить, распечатать или удалить.

Источник

Adblock
detector